倉(cāng)儲(chǔ)是指通過(guò)倉(cāng)庫(kù)對(duì)物資進(jìn)行儲(chǔ)存、保管以及倉(cāng)庫(kù)相關(guān)儲(chǔ)存活動(dòng)的總稱。它隨著物資儲(chǔ)存的產(chǎn)生而產(chǎn)生,又隨著生產(chǎn)力的發(fā)展而發(fā)展。倉(cāng)儲(chǔ)是商品流通的重要環(huán)節(jié)之一,也是物流活動(dòng)的重要支柱。
而在倉(cāng)儲(chǔ)工作中,倉(cāng)庫(kù)單據(jù)是一種必不可少的工具,為了滿足公司的發(fā)展需要,規(guī)范倉(cāng)儲(chǔ)單據(jù)管理及使用流程,完善倉(cāng)儲(chǔ)單據(jù)內(nèi)部管理體系,保證貨物出入有據(jù)可查,防范運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn),特制定此管理規(guī)范。
其包含材料入庫(kù)單、領(lǐng)用單、成品入庫(kù)單,成品出庫(kù)單等多種單據(jù)。那么具體倉(cāng)庫(kù)單據(jù)有哪些?在不同業(yè)務(wù)中又如何管理呢?我們來(lái)看一看:
一、入庫(kù)業(yè)務(wù)
(一).采購(gòu)入庫(kù)單(原材料倉(cāng)、工具倉(cāng)、紙箱倉(cāng)、委外加工)
1.辦理入庫(kù)依據(jù):供應(yīng)商的送貨單。
2.采購(gòu)入庫(kù):采購(gòu)入庫(kù)單一式三聯(lián)分別由采購(gòu)負(fù)責(zé)人、送貨單由倉(cāng)管員簽字蓋收貨章,按入庫(kù)單流程辦理,沒(méi)有簽字蓋單,財(cái)務(wù)判定為無(wú)效單據(jù)。
3.驗(yàn)收:注意驗(yàn)收數(shù)量、品類是否相符,注意驗(yàn)收方法與產(chǎn)品是否符合要求,有無(wú)質(zhì)量問(wèn)題,部分貨品包裝是否破損。
4.交單:供應(yīng)商的送貨單、采購(gòu)入庫(kù)單送交財(cái)務(wù)。
5.對(duì)帳:月底倉(cāng)管員要對(duì)所有產(chǎn)品進(jìn)行分類堆放整理,先自盤提交盤點(diǎn)單財(cái)務(wù)復(fù)核數(shù)量是否相符。
(二).半成品入庫(kù)單(調(diào)撥單)(半成品倉(cāng)、鎖匙倉(cāng))
1.辦理入庫(kù)依據(jù):依據(jù)鎖匙倉(cāng)、收發(fā)電鍍填寫(xiě)入倉(cāng)單。
2.入庫(kù):由倉(cāng)管員、交貨人員簽字,按半成品入庫(kù)流程辦理,未簽字、未詳細(xì)寫(xiě)清楚,不能收發(fā)貨,財(cái)務(wù)判定為無(wú)效單據(jù)。
3.填寫(xiě):鎖匙倉(cāng)、機(jī)加車間、收發(fā)電鍍填寫(xiě)詳細(xì)入倉(cāng)單,寫(xiě)明品名、規(guī)格、顏色、數(shù)量等,倉(cāng)管詳細(xì)審核單據(jù)上所寫(xiě)內(nèi)容。
4.交單:鎖匙倉(cāng)、半成品倉(cāng)將各部門填寫(xiě)的入倉(cāng)單原始憑據(jù)送交財(cái)務(wù)。
5.對(duì)帳:月底倉(cāng)管員要對(duì)所有產(chǎn)品進(jìn)行分類堆放整理,先自盤提交盤點(diǎn)單財(cái)務(wù)復(fù)核數(shù)量是否相符。
(三).產(chǎn)成品采購(gòu)入庫(kù)單(成品倉(cāng))
1.辦理入庫(kù)依據(jù):依據(jù)委外裝配采購(gòu)訂單、供應(yīng)商送貨單辦理采購(gòu)入庫(kù)。
2.入庫(kù):委外裝配采購(gòu)訂單、供應(yīng)商送貨單分別由收發(fā)員、交貨人員按產(chǎn)成品入庫(kù)流程辦理,未簽字、未詳細(xì)寫(xiě)清楚,不能收發(fā)貨,財(cái)務(wù)判定為無(wú)效單據(jù)。
3.填寫(xiě):委外裝配采購(gòu)訂單、供應(yīng)商送貨單各項(xiàng)應(yīng)規(guī)范填寫(xiě),單據(jù)上所涉及的內(nèi)容必須填寫(xiě) 。
4.交單:成品倉(cāng)將委外裝配采購(gòu)訂單、供應(yīng)商送貨單、采購(gòu)入庫(kù)單送交財(cái)務(wù)。
5.對(duì)帳:月底倉(cāng)管員要對(duì)所有產(chǎn)品進(jìn)行分類堆放整理,先自盤提交盤點(diǎn)單財(cái)務(wù)復(fù)核數(shù)量是否相符。
(四).產(chǎn)成品入庫(kù)單(成品倉(cāng))
1.辦理入庫(kù):自制產(chǎn)成品憑裝配車間入庫(kù)單。
2.填寫(xiě):裝配車間入庫(kù)單各項(xiàng)應(yīng)規(guī)范填寫(xiě),單據(jù)上所涉及的內(nèi)容必須填寫(xiě) 。
3.交單:自制產(chǎn)成品將裝配車間入庫(kù)單、產(chǎn)成品入庫(kù)單送交財(cái)務(wù)。
二、出庫(kù)業(yè)務(wù)
(一).材料出庫(kù)單(原材料倉(cāng)、工具倉(cāng)、紙箱倉(cāng))
1.辦理出庫(kù)依據(jù):(1)低值易耗品、配件及辦公用品(工具倉(cāng)):由領(lǐng)用部門填寫(xiě)領(lǐng)料單(申購(gòu)單),部門主管審批后,倉(cāng)管員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)料,統(tǒng)計(jì)員錄入材料出庫(kù)單,不填寫(xiě)領(lǐng)料單(申購(gòu)單)或沒(méi)有審批的單據(jù),倉(cāng)管員不能發(fā)料,財(cái)務(wù)示為無(wú)效單據(jù)。
(2)鋅合金(原材料倉(cāng)):壓鑄車間填寫(xiě)材料領(lǐng)用單,倉(cāng)管員經(jīng)領(lǐng)料人簽字、倉(cāng)管簽字,確認(rèn)發(fā)料,統(tǒng)計(jì)員根據(jù)領(lǐng)料單錄入材料出庫(kù)單。
2.(電鍍、壓鑄、機(jī)加工、拋光、壓膠、打碼、入折竄圈)委外加工:原材料領(lǐng)出去加工時(shí)憑生產(chǎn)計(jì)劃及出倉(cāng)單錄入供應(yīng)商其他入庫(kù)單,供應(yīng)商其他入庫(kù)單需委外加工商簽字,加工回來(lái)時(shí)憑供應(yīng)商送貨單錄入供應(yīng)商其他出庫(kù)單,供應(yīng)商其他出庫(kù)單需收發(fā)員簽字,統(tǒng)計(jì)員并根據(jù)送貨單錄入采購(gòu)訂單,所有單據(jù)均需相關(guān)人員答字確認(rèn)才示為有效憑據(jù)。
3.(裝配)委外加工:原材料領(lǐng)出時(shí)倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)計(jì)員根據(jù)計(jì)劃單錄入材料出庫(kù)單,計(jì)劃部根據(jù)委外裝配計(jì)劃單錄入委外裝配采購(gòu)訂單。
4.交單:收發(fā)統(tǒng)計(jì)員將外加工的將供應(yīng)商送貨單、采購(gòu)訂單、領(lǐng)料單(申購(gòu)單)材料出庫(kù)單送交財(cái)務(wù)。
(二).材料出庫(kù)單(半成品倉(cāng)、鎖匙倉(cāng))
1.辦理出庫(kù)依據(jù):車間憑半成品出庫(kù)單、委外加工生產(chǎn)計(jì)劃單發(fā)貨。
2.交單:統(tǒng)計(jì)員將半成品出庫(kù)單、委外裝配采購(gòu)訂單、委外加工生產(chǎn)計(jì)劃單送交財(cái)務(wù)。
3. 裝配車間憑生產(chǎn)計(jì)劃單領(lǐng)用材料,統(tǒng)計(jì)員錄入材料出庫(kù)單,材料出庫(kù)單需經(jīng)領(lǐng)料人、收發(fā)員簽字,材料名稱、規(guī)格、顏色、單位、數(shù)量填寫(xiě)清楚才示為有效單據(jù)。
4.(裝配)委外加工:收發(fā)員根據(jù)委外裝配計(jì)劃單配套發(fā)料,統(tǒng)計(jì)員錄入材料出庫(kù)單,收發(fā)員需在材料出庫(kù)單上簽字才示為有效單據(jù),計(jì)劃部根據(jù)委外裝配計(jì)劃單錄入委外裝配采購(gòu)訂單,委外加工商需在采購(gòu)訂單上簽字確認(rèn)才示為有效單據(jù)。
5.對(duì)帳:月底倉(cāng)管員要對(duì)所有產(chǎn)品進(jìn)行分類堆放整理,先自盤提交盤點(diǎn)單財(cái)務(wù)復(fù)核數(shù)量是否相符。
(三).銷售出庫(kù)單(成品倉(cāng))
1.由業(yè)務(wù)部根據(jù)客戶合同要求錄入銷售訂單,根據(jù)發(fā)貨情況引用訂單生成銷售發(fā)貨單并審核銷售出庫(kù)單。
2.交單:成品倉(cāng)管將銷售發(fā)貨單送交財(cái)務(wù)。
3.銷售發(fā)貨單必須客戶、送貨司機(jī)簽字否則示為無(wú)效單據(jù)。
4.對(duì)帳:月底倉(cāng)管員要對(duì)所有產(chǎn)品進(jìn)行分類堆放整理,先自盤提交盤點(diǎn)單財(cái)務(wù)復(fù)核數(shù)量是否相符。
三、特殊業(yè)務(wù)
(一).盤點(diǎn)單
1.如統(tǒng)計(jì)員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)賬與實(shí)物不相符,通知財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)實(shí)物,并填制盤點(diǎn)單進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。
2.月末盤點(diǎn)數(shù)據(jù)經(jīng)財(cái)務(wù)人員復(fù)核后,填制盤點(diǎn)單進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。
四、財(cái)務(wù)審核業(yè)務(wù)
1、所有的出入庫(kù)單據(jù)必須錄入用友系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)控表格,所有紙質(zhì)單據(jù)送交給財(cái)務(wù)人員,必須每周一上午全部交完上周單據(jù),以便財(cái)務(wù)人員及時(shí)審核單據(jù)、核算成本,財(cái)務(wù)人員除審核用友系統(tǒng)數(shù)據(jù)外,還需對(duì)數(shù)控表出入單據(jù)進(jìn)行審核。
2、具體財(cái)務(wù)審核工作分工:應(yīng)付會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)紙箱倉(cāng)、成品倉(cāng)(入庫(kù)單據(jù))、原材料倉(cāng)單據(jù)審核、半成品倉(cāng)單據(jù)審核,工資核算員負(fù)責(zé)工具倉(cāng)、鎖匙倉(cāng)單據(jù)審核,成本會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)委外加工、鋅合金倉(cāng)單據(jù)審核;應(yīng)收會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)成品倉(cāng)(銷售發(fā)貨單)。
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